VilmIA — División de IA de Vijor Networks

Este documento es una versión general; consulte a su asesor legal para su caso. This is a general-purpose document; consult your legal adviser about your specific case.

Política de Privacidad

Fecha de vigencia: 16 de agosto de 2026

English version below ↓

1. Responsable del tratamiento

Vijor Networks, S.A. (a través de su división VilmIA), Ciudad de Panamá, Panamá. Contacto: hola@vilmia.com.

2. Dos papeles: responsable y encargado

La Plataforma aloja datos de dos naturalezas distintas, y nuestro papel cambia según cuál:

  • Datos de cuenta (nombre, correo electrónico, contraseña — almacenada únicamente como hash): VilmIA es el responsable del tratamiento (controller).
  • Datos de negocio del cliente (contactos, empresas, cotizaciones, facturas, tiques, contratos y mensajes que el cliente introduce o conecta): el cliente es el responsable y VilmIA actúa como encargado del tratamiento (processor), tratando esos datos solo según las instrucciones del cliente y para prestar el Servicio. Quien desee ejercer derechos sobre datos gestionados por uno de nuestros clientes debe dirigirse a ese cliente; le prestaremos la asistencia razonable que corresponda a un encargado.

3. Qué datos tratamos

  • Datos de cuenta: nombre, correo electrónico y contraseña (con hash; nunca en claro).
  • Datos de negocio del inquilino: contactos, empresas, cotizaciones, facturas, tiques de soporte y contratos.
  • Contenido de mensajes de canales conectados (WhatsApp Business, correo electrónico, chat web), tratado para prestar el Servicio, lo que incluye su procesamiento por los proveedores de modelos de IA (Google Gemini y Anthropic) como subencargados.
  • Telemetría de dispositivos de red para el agente Network Guardian: métricas de salud de los dispositivos y copias de seguridad de su configuración.

4. Bases legales (RGPD)

  • Ejecución del contrato: prestar la Plataforma y sus agentes de IA.
  • Interés legítimo: seguridad del Servicio, prevención de abuso y mejora operativa.
  • Consentimiento: cookies de analítica (Google Analytics), desactivadas por defecto — véase la Política de Cookies.

5. Seguridad

  • Los datos de cada cliente residen en su propia base de datos, separada de las de los demás clientes.
  • Las credenciales de integraciones se almacenan cifradas con AES-256-GCM.
  • Copias de seguridad nocturnas, almacenadas fuera del servidor de la aplicación.
  • Sesiones por dispositivo, autenticación de dos factores (2FA) y registro de auditoría de acciones.

6. Alojamiento y subencargados

El Servicio se aloja en Microsoft Azure. Subencargados y proveedores que pueden tratar datos personales para prestar el Servicio:

  • Microsoft Azure — alojamiento e infraestructura.
  • Meta / WhatsApp Business Platform — mensajería, cuando el cliente conecta ese canal.
  • Google — modelos de IA (Gemini) y analítica web (Google Analytics, solo con consentimiento).
  • Anthropic — modelos de IA.
  • Microsoft 365 — cuando el cliente conecta esa integración.

7. Transferencias internacionales

Algunos subencargados tratan datos fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando así ocurre, se aplican garantías adecuadas, como cláusulas contractuales tipo, cuando corresponda.

8. Conservación

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa, más el ciclo de copias de seguridad. Al cierre de la cuenta, los datos se eliminan; el cliente puede exportar sus datos en CSV en cualquier momento antes del cierre.

9. Sus derechos (RGPD)

Si el RGPD le es aplicable, tiene derecho de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación del tratamiento y oposición, así como a presentar una reclamación ante una autoridad de control. Para ejercerlos, escriba a hola@vilmia.com; responderemos en los plazos que marca la normativa.

10. Cookies

La Plataforma solo usa cookies de analítica (Google Analytics) y solo tras su consentimiento explícito; el valor por defecto es denegado. Detalles y cómo cambiar su elección: Política de Cookies.

11. California (CCPA/CPRA)

  • Categorías recogidas: identificadores (nombre, correo electrónico), información comercial que el cliente introduce en la Plataforma, contenido de comunicaciones de canales conectados y actividad técnica de uso del Servicio.
  • No vendemos información personal ni la compartimos para publicidad conductual entre contextos (cross-context behavioral advertising).
  • Derechos de saber, eliminar y corregir, ejercitables escribiendo a hola@vilmia.com, sin discriminación por ejercerlos.
  • «Shine the Light» (Cal. Civ. Code §1798.83): no aplica, porque no divulgamos información personal a terceros para su marketing directo.

12. Cambios a esta política

Publicaremos aquí cualquier actualización; los cambios sustanciales se comunicarán además por correo electrónico o dentro de la Plataforma.

Privacy Policy

Effective date: August 16, 2026

1. Data controller

Vijor Networks, S.A. (through its VilmIA division), Panama City, Panama. Contact: hola@vilmia.com.

2. Two roles: controller and processor

The Platform holds two different kinds of data, and our role differs for each:

  • Account data (name, email, password — stored only as a hash): VilmIA is the data controller.
  • Customer business data (contacts, companies, quotes, invoices, tickets, contracts and messages the customer enters or connects): the customer is the controller and VilmIA acts as processor, handling that data only on the customer’s instructions and to provide the Service. If you wish to exercise rights over data managed by one of our customers, please contact that customer; we will provide the assistance reasonably expected of a processor.

3. Data we process

  • Account data: name, email address and password (hashed; never stored in plain text).
  • Tenant business data: contacts, companies, quotes, invoices, support tickets and contracts.
  • Message content from connected channels (WhatsApp Business, email, web chat), processed to provide the Service, including processing by AI model providers (Google Gemini and Anthropic) acting as sub-processors.
  • Network device telemetry for the Network Guardian agent: device health metrics and configuration backups.

4. Legal bases (GDPR)

  • Contract performance: providing the Platform and its AI agents.
  • Legitimate interest: service security, abuse prevention and operational improvement.
  • Consent: analytics cookies (Google Analytics), off by default — see the Cookie Policy.

5. Security

  • Each customer’s data lives in its own database, separate from every other customer’s.
  • Integration credentials are stored encrypted with AES-256-GCM.
  • Nightly backups, stored off the application server.
  • Per-device sessions, two-factor authentication (2FA) and an audit log of actions.

6. Hosting and sub-processors

The Service is hosted on Microsoft Azure. Sub-processors and providers that may process personal data to deliver the Service:

  • Microsoft Azure — hosting and infrastructure.
  • Meta / WhatsApp Business Platform — messaging, where the customer connects that channel.
  • Google — AI models (Gemini) and web analytics (Google Analytics, only with consent).
  • Anthropic — AI models.
  • Microsoft 365 — where the customer connects that integration.

7. International transfers

Some sub-processors process data outside the European Economic Area. Where that happens, appropriate safeguards apply, such as standard contractual clauses where applicable.

8. Retention

We keep data while the account is active, plus the backup cycle. On account closure the data is deleted; the customer can export their data as CSV at any time before closing.

9. Your rights (GDPR)

If the GDPR applies to you, you have the rights of access, rectification, erasure, portability, restriction of processing and objection, and the right to lodge a complaint with a supervisory authority. To exercise them, write to hola@vilmia.com; we will respond within the statutory deadlines.

10. Cookies

The Platform uses only analytics cookies (Google Analytics) and only after your explicit consent; the default is denied. Details and how to change your choice: Cookie Policy.

11. California (CCPA/CPRA)

  • Categories collected: identifiers (name, email), commercial information the customer enters into the Platform, content of communications from connected channels, and technical activity from use of the Service.
  • We do not sell personal information and do not share it for cross-context behavioral advertising.
  • Rights to know, delete and correct, exercisable by writing to hola@vilmia.com, with no discrimination for exercising them.
  • “Shine the Light” (Cal. Civ. Code §1798.83): not applicable — we do not disclose personal information to third parties for their direct marketing.

12. Changes to this policy

Updates will be published on this page; material changes will additionally be announced by email or within the Platform.